1.BÖLÜM POLİTİKASI’NIN NİTELİĞİ VE AMACI

1.1 GİRİŞ

İş bu imha politikası ÇEVRÜKLER İŞ MAKİNALARI ZİRAAT ALETLERİ İMALAT SAN. VE TİC. LTD.ŞTİ.  ( Kısaca ÇEVRÜKLER)  olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuat uyarınca kişisel verilerin silinmesi ,yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin ÇEVRÜKLER tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda , çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve her hangi bir sebeple  ÇEVRÜKLER nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

TANIMLAR

Doğrudan Tanımlayıcılar : Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları,

Dolaylı Tanımlayıcılar : Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran , ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya  anonim hale getirilmesini,

Kanun : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

Yönetmelik : Kişisel Verilerin Silinmesini, Yok Edilmesini veya anonim hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği,

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulunu

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan yada her hangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve

Korunması Politikası : Ankara Yolu Üzeri Boğaz Köyü Organize Sanayi Bölgesi / NEVŞEHİR adresinden ulaşılabilecek , ÇEVRÜKLER elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı,

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırarak işlendiği kayıt sistemini

 İfade eder.

2.BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ

2.1 Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar

ÇEVRÜKLER nezdinde saklanan kişisel veriler , ilgili verilerin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerine uygun bir ortamda tutulmaktadır.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda gösterilmiştir.Ancak bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler yada hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen farklı bir ortamda tutulabilir.ÇEVRÜKLER herhalde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri kanuna, kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

• Matbu Ortamlar :Verilerin kağıt üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.

• Yerel Digital Ortamlar:ÇEVRÜKLER bünyesinde yer alan sunular , sabit yada taşınabilir diskler , optik diskler gibi digital ortamlardır.

• Bulut Ortamlar :ÇEVRÜKLER bünyesinde yer almamakla birlikte ÇEVRÜKLER’İN kullanımında olan , kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş , internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.

2.2 Ortamların Güvenliğinin Sağlanması

ÇEVRÜKLER , kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile ,hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.İşbu tedbirler bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsamaktadır.

2.2.1 Teknik Tedbirler

ÇEVRÜKLER , kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki tedbirleri almaktadır.

• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
• Bilişim sistemleri üzerinde güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta , yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut yada muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin ,kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
• ÇEVRÜKLERbünyesindeki kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliği sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmakta yada dışarıda teknik hizmet alınmaktadır.

2.2.2. İdari Tedbirler

ÇEVRÜKLER , kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

• Kişisel verilere erişimi olan tüm ÇEVRÜKLERçalışanların bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının arttırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
• Bilgi güvenliği, özel hayatı gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmetleri alınmaktadır.
• Kişisel verilerin teknik yada hukuki gereklilikler nedeniyle 3. Kişilere aktarılması halinde ilgili  3.kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili 3. Kişilerin bu protokoldeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

2.2.3 Şirket İçi Denetim

ÇEVRÜKLER , Kanunun 12.maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel veri Saklama ve İmha Politikası ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik yada kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik yada kusurlar derhal giderilir.

Denetim sırasında yada sair bir şekilde ÇEVRÜKLER sorumluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesinin anlaşılması halinde ,ÇEVRÜKLER bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.

3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

3.1 Saklama ve İmha Nedenleri

3.1.1. Saklama Nedenleri

ÇEVRÜKLER bünyesinde tutulan kişiler veriler kanun ve kişisel veriler politikamız uyarınca burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.

3.1.2. İmha Nedenleri

ÇEVRÜKLER bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişini talebi halinde yada kanunun 5. ve 6. Maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu politika uyarınca silinir , yok edilir.

Kanunun 5. Ve 6. Maddelerinde sayılan nedenler aşağıda belirtilmiştir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi

2.Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hatayı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

3.Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla , sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması

4.Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebimesi için zorunlu olması,

5.İlgili kişinin kendisi tarafından aleniştirilmiş olması

6.Bir hakkın tesisi , kullanılması, veya korunması için işlemenin zorunlu olması,

7.İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla , veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

3.2 İmha Yöntemleri

ÇEVRÜKLER, kanuna ve sair mevzuatı ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda yada iş bu kişisel veri saklama ve imha politikasında belirtilen süreler içinde resen yok eder.

ÇEVRÜKLER tarafından en çok kullanılan silme, yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

3.2.1.1 Silme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri:

Karartma : Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karatma yöntemi kullanılarak silinir.Karartma işlemi ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlemeler okunamayacak  şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünmez hale getirilmesi şeklinde yapılar.

Bulut ve Yerel Digital Ortamda tutulan kişisel veriler için Silme yöntemi:

Yazılımda Güvenli

Olarak Silme : Bulut ortamında yada yerel digital ortamlarda tutulan kişisel Veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde digital komutla  silinir.  Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılmaz.

3.2.1.2 Yok Etme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri:

• Fiziksel Yok Etme:

 Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ya da yakma işlemiyle tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Digital Ortamda Tutulan Kişisel Verilerin Yok Etme Yöntemleri:

• Fiziksel Yok Etme

Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir.Optik veya manyetik medyayı eritmek , yakmak, toz haline getirmek yada bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

• De-Manyetilize Etme(Degauss)

Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

• Üzerine Yazma

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az 7 kez 0 ve 1’lerrden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.

Bulut Ortamda  Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri:

• Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılmayacak şekilde digital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde  kişisel verileri kullanır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir.Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

3.3 Saklama ve İmha Süreleri

3.3.1 Saklama Süreleri

    VERİ SAHİBİ          VERİ KATEGORİSİ   VERİ SAKLAMA SÜRESİ

• Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması yada mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri v.b için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde , mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

3.3.2. İmha Süreleri

ÇEVRÜKLER  , kanun , ilgili mevzuat,kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikası ve işbu kişisel verileri saklama ve imha politikası uyarınca  sorumlu olduğu kişisel verileri silme yok etme yükümlülüğün ortaysa çıktığı tarihi, takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler veya yok eder.

İlgili kişi, kanunu 13. Maddesine istinaden ÇEVRÜKLER’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde:

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalmışsa ; ÇEVRÜKLERtalebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler veya yok eder.ÇEVRÜKLER’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikasına uygun olarak yapmış olması gerekirÇEVRÜKLER , her halde yapılan işlemle ilgili kişiye bilgi verir.
• Kişisel verileri ,işleme şartlarının tamamı ortadan kalmamışsa , bu talep ÇEVRÜKLERtarafından  kanunun 13.maddesinin 3.fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 gün ,içinde yazılı olarak yada elektronik ortamda bildirilir.

3.4 PERİYODİK İMHA

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlene şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda ; ÇEVRÜKLER işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralılarla resen gerçekleştirilebilecek bir işlemle siler veya yok eder.

Periyodik imha süreçleri ilk kez 31.12.2020 tarihinde başlar ve her 6 ayda tekrar eder.

3.5 İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUK DENETİMİ

ÇEVRÜKLER , gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde resen gerçekleştirdiği imha işlemlerini kanuna sair mevzuata , kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikasına ve işbu kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak yapar.

ÇEVRÜKLER, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek maksadıyla bir takım idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

3.5.1 Teknik tedbirler

• ÇEVRÜKLER, işbu politikada  yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur
• ÇEVRÜKLER, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar
• ÇEVRÜKLER, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
• ÇEVRÜKLER, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder yada gerektiğinde yetkim 3 .kişilerden hizmet alır.

3.5.2. İdari Tedbirler

• ÇEVRÜKLER, imha işlemini yapacak çalışanların bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıkların  arttırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
• ÇEVRÜKLER, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği , kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanında gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
• ÇEVRÜKLER, teknik yada hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini 3. Kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili 3.kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili 3.kişilerin bu protokoldeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
• ÇEVRÜKLER, imha işleminin hukuka ve işbu kişisel veri saklama ve imha  politikasında belirtilen  şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler ve gereken aksiyonları alır.
• ÇEVRÜKLER, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl saklar.

4.BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ

ÇEVRÜKLER , bünyesinde bir kişisel veri komitesi kurar.Kişisel veri komitesi, ilgili kişilerin hukuka, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikasına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/ yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kişisel veri komitesi bit yönetici, idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere 3 kişiden oluşur.Kişisel veri komitesinde görevli ÇEVRÜKLER çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir.

5.BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM

ÇEVRÜKLER, Kanunda yapılan değişikler nedeniyle, kurum karaları uyarınca yada sektördeki yada bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu kişisel veri saklama ve imha politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar

İşbu kişisel veri saklama ve imha politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikasının sonunda açıklanır.